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合同管理
2015-06-12
1.合同管理
1.1企业合同管理流程

航天云网合同管理系统,将用户划分为两大类,分别为集团内部用户和集团外部用户,系统会自动判断用户业务操作进入集团用户合同管理子系统或集团外用户合同管理子系统。

使用合同管理系统前需由企业管理员为各操作人员分配相应的合同审批角色,以获得合同审批的操作权限。用户可根据本企业部门和职能设置的实际情况,为同一用户分配多个角色。

云网角色的权限与合同内审核角色对应如下:

合同承办人:采购人员

处室级审核:处室领导

部门级审核:部门内审核

法计财审批:法律主管、计划主管、财务主管

相关部门会签:纪检监察主管、质量主管、生产主管、技术主管、市场主管、保密主管、工艺主管、项目管理主管、经营风险管理主管

两总审核:总工程师、总指挥

单位领导审核:合同主管领导、业务主管领导、法律主管领导、总会计师

单位主要领导:院所级主要领导

1.1.1添加合同文本

集团内部企业直接点击“选择合同来源(优选单)”后会出现“选择优选单”的弹窗,勾选询价单后点击“选择”,如图1-8.

集团外部企业可以通过选取格式合同、选择合同模板、新建合同三种方式创建合同。首先点击“选择合同来源(优选单)”后会出现“选择优选单”的弹窗,勾选询价单后点击“选择”,然后再选择合同模板后,点击“生成合同”,如图1-9。(合同模板管理具体操作方法见“1.2企业合同模板管理”。)

选择询价单后,返回到“新建合同信息”的界面,“甲乙双方单位名称”和“合同名称”已带入,填写完所有必填项并上传“合同附件”,后点击保存即可生成合同。

使用对象:需求方/采购方业务员(甲方)。

图1-8 集团内部企业添加合同界面
图1-9 集团外部企业添加合同界面
图1-10 选择和添加优选单界面

注意:在选择合同来源时,同一询价单、同一供应商的多个询价对象可以生成一个合同。

图1-11 合同必填项必须填写
图1-12 起始日期与时间节点校验

注意:在保存合同时,要注意起始时间与时间节点填写无误,时间节点要在起始时间内,否则会给出无法保存的提示,如图1-12。

图1-13 合同价款与合同经费拨付数

注意:在保存合同时,要注意“合同价款”与合同节点中“经费拨付数”相同,否则会给出无法保存的提示,如图1-13。

1.1.2甲乙双方确认

需方业务员填写完合同文本信息之后,进行保存,跳转至【我授予的合同】信息管理列表,点击【发给对方确认】,即将合同信息发送至乙方进行确认,如图1-14。

使用对象:需求方/采购方业务员(甲方)。

图1-14 发给乙方确认合同界面

乙方业务员在【我承担的合同】中可以看到状态为【待确认】的合同列表,查看详情,确认无误后,点击【同意】,状态即更改为【已确认】;如果对合同内容存疑,可以点击【不同意】,如图1-15,系统将合同重新返回到甲方,由甲方进行合同修改后,重新发起双方确认流程。

使用对象:服务方/销售方业务员(乙方)。

图1-15 乙方确认合同界面
1.1.3合同审核流程

完成合同文本确认后,甲乙双方均需要走合同审核流程。甲方可在【我授予的合同】中点击【开启审核流程】开启该合同的审核流程,乙方可在【我承担的合同】中点击【开启审核流程】开启该合同的审核流程。如图

集团内部单位等级有三个级次,分别为二级、三级、四级,每个等级都有【标准合同审批流程】【主流程】【辅流程】三个流程可供任意选择,如图1-16。系统根据登录人账号判断其单位等级,按照等级启动对应层级的审批流程。

集团外部单位合同审批流程上采用“两级会签”形式,即相应部门会签和相关领导会签,如图1-17,由发起人决定下一阶段的审批流向。

图1-16 集团内部企业启动审核流程界面
图1-17 集团外部企业启动审核流程界面
1.1.3.1标准合同审批流程

【标准合同审批流程】各个级次的流程一样,审核流程依次是“计划审核”、“法律审核”、“财务审核”、“领导审批”。

承办人起草合同并发起【标准合同审批流程】后,“计划审核”角色的人员在 “个人中心”的“待办任务”找到相关合同审批内容。“计划审核”通过后,是“法律审核”、“财务审核”、“领导审批”,审批流程同计划审核人员操作流程。

注:a 合同审批是双向审批,需要甲乙双方同时走审批流程。

b 甲方领导审批需要在乙方审批流程结束之后进行,甲方领导作为最后一位审批人,审批结束之后合同变为【生效】状态。

c 领导审核为部门领导审核,即采购经理权限的人员进行领导审核流程。

图1-18甲方计划审核界面
图1-19甲方法律审核界面
图1-20甲方财务审核界面
图1-21合同生效界面

各个单位等级之间的【主流程】、【辅流程】的审核流程都不相同,根据单位层级,设定“三个级次,一主一辅”的合同审批流程。按照二级、三级和四级单位各一个主审批流程,一个辅助审批流程的方式实现,详情如下。

1.1.3.2二级单位审批流程

二级单位合同审批主流程:

二级单位包含八个审批角色:合同承办人→处室级审核→部门级审核(部门内审核)→法计财审批(法律主管、计划主管、财务主管)→相关部门会签(纪检监察主管、质量主管、生产主管等)→两总审核(总工程师、总指挥)→单位领导审核(业务主管领导、合同主管领导、总会计师、法律主管领导)→单位主要领导。各类流程均包含计划、财务、法律三个关键审批环节,其中法律环节需要法律部门和主管法律领导两级审批。

由二级单位的甲方或乙方承办人【启动合同审核】,选择“主流程”审核,进入二级主流程审核阶段。处室领导角色收到待办,【锁定】任务并【主办】任务:

图1-22 二级单位主流程处室领导锁定审批合同
图1-23 二级单位主流程处室领导查看合同并审批

处室领导审核完成后,由部门领导审核,部门领导角色收到待办,【锁定】任务并【主办】任务。如下图:

图1-24 二级单位主流程部门领导审核图

该部门领导主办并审核通过后,合同承办人收到待办任务要选择法计财人员进行审批:

图1-25 二级单位主流程合同承办人主办提交计财法图
图1-26 二级单位承办人提交计财法部门

相关法律主管、计划主管、财务主管依次收到待办,并审核通过。

注意:此处法律审核完成,计划才收到待办,计划完成后,财务才会收到待办,按顺序严格执行。

图1-27 二级单位主流程法律、计划、财务审核图

以上审核完成后,合同承办人收到待办任务,进行后续审核流程。

注意:其中其他部门、两总审批、单位领导审批、主要领导审批均是可选项,可以进行选择,也可以跳过。

图1-28 二级单位承办人选择其他部门待办任务界面
图1-29 二级单位承办人选择其他部门界面
图1-30承办人选择节点执行人界面

选择相关部门领导进行后续审批。选择需要审批的相关部门后,相关部门领导分别收到合同审批待办信息。

图1-31二级单位主流程其他部门审核图

合同如果需要两总进行审批,承办人可以选择两总审签流程。相应地,总指挥、总工程师将收到合同审批待办信息,进行合同审批。

图1-32 二级单位承办人选择两总审批待办任务界面
图1-33二级单位主流程承办人选择两总审批图
图1-34 二级单位主流程两总审批图

两总审批完成后,由承办人选择领导审批,相应领导收到待办任务:

图1-35 二级单位主流程承办人选择领导审批图
图1-36 二级单位主流程单位领导审批图

单位领导审批完成后,如果合同的内容或金额需要单位主要领导审批,由承办人选择单位主要领导审批,相应领导收到待办任务:

图1-37 二级单位主流程承办人选择主要领导审批图
图1-38 二级单位主流 单位主要领导审批图

二级单位合同审批辅流程:

由流程图可知,二级单位辅流程与二级单位主流程类似,最大的区别在于,进行计财法审批时,主流程严格按照“法律审核”->“计划审核”->“财务审核”的串行顺序,辅流程的审核这三个是并行的方式执行(即这三个审核同时收到代办,任何一个都可以先执行,也可以两个或三个并发执行)。以下三级单位与四级单位的主流程与辅流程的差别也是如此,不再赘述。

1.1.3.3三级单位合同审批流程

三级单位合同审批主流程:

三级单位包含七个审批角色:合同承办人→处室级审核→法计财审批(法律主管、计划主管、财务主管)→相关部门会签(纪检监察主管、质量主管、生产主管等)→两总审核(总工程师、总指挥)→单位领导审核(业务主管领导、合同主管领导、总会计师、法律主管领导)→单位主要领导。

甲方或乙方启动审核后,处室领导收到待办任务,并在待办任务里面选择法计财审批人员,相应法律、计划、财务主管收到待办。

图1-39 三级单位主流程处室领导锁定审批合同
图1-40 三级单位主流程处室领导审核并选择计财法人员图
图1-41 三级单位主流计财法人员审核图

注意:此处法律审核完成,计划才收到待办,计划完成后,财务才会收到待办,按顺序严格执行。

法计财审批不通过,会返回到承办人进行修改。通过后会回到承办人,由承办人选择相关处室会签,相关人员收到待办。

图1-42 三级单位承办人选择相关部门审核图
图1-43 三级单位相关部门会签审核图

相关部门审核完成后,回到承办人,由承办人选择两种审批,相应被选中的总工程师,总指挥收到待办任务并执行完成:

图1-44 三级单位承办人选择两总审核图
图1-45 三级单位两总审核图

两总审批完成后,回到承办人的待办任务,由承办人选择单位主管领导审批,单位主管领导收到待办并且执行完成:

图1-46 三级单位承办人选择主管领导图
图1-47 三级单位主管领导审核图

单位主管领导执行完成后回到承办人的待办任务里面,由承办人选择“单位主要领导”进行下一步审批,相应被选中领导收到待办任务:

图1-48 三级单位承办人选择主要领导图
图1-49 三级单位主要领导图

三级单位合同审批辅流程:

由流程图可知,三级单位辅流程与三级单位主流程类似,最大的区别在于,进行计财法审批时,主流程严格按照“法律审核”->“计划审核”->“财务审核”的串行顺序,辅流程的审核这三个是并行的方式执行(即这三个审核同时收到代办,任何一个都可以先执行,也可以两个或三个并发执行)。

1.1.3.4四级单位合同审批流程

四级单位合同审批主流程:

四级单位包含六个审批角色:合同承办人→处室领导(纪检监察主管、质量主管、生产主管、保密主管等)→法计财审批(计划主管、财务主管、法务审计主管)→相关处室会签→单位领导审核(业务主管领导、合同主管领导、总会或财务主管领导、法律主管领导)→单位主要领导。四级单位每个部门的职能相对较多,在审批流程中设置环节较少,从而实现合同审批的快速流转。

合同承办人【启动合同审批流程】后,在待办任务里面选择“相关处室领导”,相关处室领导会收到待办任务,并选择计财法审核人员,相关法律、计划、财务主管收到待办并且同意:

图1-50 四级单位处室领导审核图
图1-51 四级单位处室领导选择计财法审核人图
图1-52 四级单位计财法各自审核图

计财法审核完成后,回到承办人,由承办人选择“其他部门审核”,相关领导收到任务并执行完成。

图1-53 四级单位承办人选择其他部门审核图
图1-54 四级单位其他部门审核图

其他部门领导执行完成后,回到承办人选择单位领导进行审核,相关单位领导收到待办并同意:

图1-55 四级单位承办人选择单位领导审核图
图1-56 四级单位领导审核图

其他部门领导执行完成后,回到承办人选择单位领导进行审核,相关单位领导收到待办并同意:

图1-57 四级单位承办人选择单位主要领导审核图
图1-58 四级单位主要领导审核图

四级单位合同审批辅流程:

承办人【启动审核流程】,在待办任务里面选择相关处室领导,相关领导收到待办并且执行完成:

图1-59 四级单位处室领导审核图
图1-60 四级单位辅流程 承办人选择相关处室领导审核图
图1-61 四级单位辅流程计财法审核图

相关审核领导审核完成后,流程回到承办人的“待办任务”,由承办人选择单位主要领导审核,相应领导收到待办任务并且完成后:

图1-62 四级单位辅流程承办人单位主管领导审核图
图1-63 四级单位辅流程单位主管领导审核图

单位主管领导审核完后,回到承办人待办任务,由承办人选择单位主要领导,相关单位主要领导收到待办并且完成:

图1-64 四级单位辅流程承办人选择单位主要领导审核图
图1-65 四级单位辅流程单位主要领导审核图
1.1.3.5集团外单位合同审批流程

集团外单位合同审批辅流程:

集团外部企业包含五个审批角色:合同承办人→部门领导→相关处室会签(计划主管、财务主管、法律主管、纪检监察主管、质量主管、生产主管、技术主管、市场主管、工艺主管、保密主管、经营风险主管、项目主管)→相关领导审核(业务主管领导、合同主管领导、法律主管领导、总会计师)→单位主要领导(院所级主要领导)。社会企业每个部门的职能相对较多,在审批流程中设置环节最少,可实现合同审批的快速流转。

合同承办人【启动审核流程】,部门领导在待办任务里面收到待办并且执行完成:

图1-66 集团外单位处室领导审核图
图1-67 集团外单位辅流程 承办人选择相关处室领导审核图

部门领导审核完成后,流程回到承办人的“待办任务”,由承办人选择相关业务部门审核,相应业务部门收到待办任务并且完成后:

图1-68 集团外单位选择相关部门待办任务图
图1-69 集团外单位选择相关部门审核图
图1-70 集团外单位相关部门会签图

相关业务部门审核完成后,流程回到承办人的“待办任务”,由承办人选择单位相关领导审核,相应领导收到待办任务并且完成后:

图1-71 集团外单位选择相关领导待办图
图1-72 集团外单位选择相关领导审核图
图1-73 集团外单位相关领导会签图

相关领导审核完成后,流程回到承办人的“待办任务”,由承办人选择单位主要领导审核,相应主要领导收到待办任务并且完成:

图1-74 集团外单位承办人选择单位主要领导审核图
图1-75 集团外单位主要领导审核图
审批事项说明:

甲方领导审批通过生效

审核流程全部通过后,合同状态即更改为【生效】。应注意针对所有审核流程,甲方“单位主要领导”(甲方审核流程的最后一步)点击同意时,合同才能生效。在此之前,一定要乙方单位先完成所有审核流程,然后甲方“单位主要领导”点击同意按钮,合同才能生效。如果乙方没有走完审核流程,甲方“单位主要领导”点击“同意”会给出如图1-4p提示。

图1-76 合同生效界面
图1-77 提示界面

一方审批不通过,合同终止

无论甲方、乙方任一方领导有一个不通过,所有审批流程终止,合同状态为“审批退回”。甲方合同承办人在“我授予的合同”找到被终止的合同,可以对其【编辑】后重新【发给对方确认】,开始新的审批流程。

图1-78 提示界面
1.1.4填写合同进度

使用对象:服务方/销售方业务员(乙方)。

合同生效后,乙方可以填写进度,发送给甲方确认。确认后,甲乙双方都能看到进度的情况。如果甲方不同意,乙方合同进度状态为“确认退回”。

首先,合同生效后,乙方在【我授予的合同】里面找到该合同,点击【填写进度】。

图1-79 我承担的合同界面

然后,进行添加进度和进度填写,并选择里程碑节点。如下图所示

图1-80 合同进度管理列表界面
图1-81 添加里程碑节点界面

进度填写完成后,状态为已确认状态。

图1-82承接方合同进度列表界面

甲方在【我授予的合同】里,找到该合同,点击【查看进度】便进入如下页面,进度状态同样为“已确认”。

图1-83 需求方合同进度列表界面
1.1.5合同付款流程

使用对象:需求方/采购方业务员(甲方)。

点击【合同付款】,在合同付款管理列表中点击【添加】,进入合同付款信息填写界面。

图1-84添加合同付款
图1-85合同付款信息填写界面

点击【选择合同来源】,选择刚刚完成审核的合同,然后填写完付款信息。

图1-86选择合同来源界面

点击【确认】,合同关联信息可以直接录入到【添加合同付款】页面。空白信息需要客户直接进行手动添加并保存合同付款信息。

图1-87补充添加合同付款信息界面

点击【启动付款流程】并确认,合同进入到付款审核阶段。见下图图1-4e和图1-4f

图1-88 启动付款流程界面
图1-89 合同付款流程启动成功界面
图1-90 合同付款计划审核界面
图1-91 合同付款法律审核界面
图1-92 合同付款财务审核界面
图1-93 合同付款审批通过界面

合同付款审核流程和合同审核流程类似,需要计划、法律、财务等各方人员进行审核。审核完成后,合同可在结算中心进行支付信息的录入。合同结算的金额与审批通过金额一致,不能进行修改。

1.1.6我授予的合同

适用于需求方查看合同状态,并进行一些合同相关操作,包括添加合同、编辑合同、删除合同草稿、发给对方确认、启动审批流程、填写或查看执行进度、合同变更与合同终止、合同明细与询盘明细、导出合同文本等功能。

“流程示意图”和“审批历史”的【流程图】;

“合同明细信息”的【明细】

合同草稿可以进行【编辑】和【删除】,合同变更只能进行编辑,不能进行删除;

“生效”的合同可以进行【查看进度】、申请【合同变更】和【合同终止】;

合同变更流程与添加合同文本一致,需经过甲乙双方双向审批后生效。

对于变更过的合同可以根据【查看历史】查看合同变更过程。

对于合同文本,可以通过【导出】导出合同文本。

图1-94 我授予的合同
1.1.7我承担的合同

适用于承接方查看合同状态,并进行一些合同相关操作,包括确认合同内容、启动审批流程、填写执行进度、合同明细与询盘明细、导出合同文本等功能。

“流程示意图”和“审批历史”的【流程图】;

“合同明细信息”的【明细】

“生效”的合同可以进行【填写进度】;

对于变更过的合同可以根据【查看历史】查看合同变更过程。

对于合同文本,可以通过【导出】导出合同文本。

图1-95 我承担的合同
1.2企业合同模板管理

仅适用于集团外部企业

合同模板管理功能是针对社会用户进行优化,提供格式合同和自助合同供用户选择。

格式合同指格式条款是当事人为了重复使用而预先拟定,并在订立合同时未与对方协商的条款。适用于企业经常重复使用,除交易信息外条款固定且不可由操作人员编辑的合同,由企业管理合同系统管理员预置和维护。

合同模板指企业或操作人员创建的合同保存为模板形成模板库,发布合同时可以选取,选取时自动带出合同条款,用户可以编辑更改合同条款内容。同时提供历史合同中选取功能,可以选择历史合同作为模板。

新建合同指空白条款合同,合同条款全部由用户自行录入的合同,全新合同可以由用户保存为模板。

上述三种合同中供需方接洽流程模块中已有的数据自动获取(包括合同甲乙方单位、合同的主要标的物、价格、周期等信息)。系统中的合同信息可根据合同打印模板套打成合同文本,由供需双方盖章确认。

1.2.1添加合同模板

(1)添加格式合同,打开企业管理下的合同模板列表,如图1-1。点击“添加”按钮,打开添加合同页面,如图1-2,合同类型选择【格式合同】,填写合同信息后保存。即可成功添加一条格式合同。

仅适用于具有企业管理员权限的用户

图1-1 企业管理员合同管理页面
图1-2 企业管理员添加合同页面

注意:格式合同条款固定,不可由合同发起人添加合同文本时再次编辑。

(2)添加合同模板,既适用于具有企业管理员权限的用户,也适用于采购人员用户。

企业管理员添加合同模板,打开企业管理下的合同模板列表,如图1-1。点击“添加”按钮,打开添加合同页面,如图1-3 ,合同类型选择【格式合同】,填写合同信息后保存。即可成功添加一条合同模板。

图1-3 企业管理员添加合同模板页面

采购人员添加合同模板,打开合同管理下的合同模板管理页面,如图1-4。点击“添加”按钮,打开添加合同页面,如图1-5,合同类型选择【合同模板】,填写合同信息后保存。即可成功添加一条合同模板。

图1-4 采购人员合同管理页面
图1-5 采购人员添加合同页面
1.2.2修改合同模板

修改合同模板功能,既适用于具有企业管理员权限的用户,也适用于采购人员用户。打开企业管理下的合同模板列表或合同管理下的合同模板管理,进行合同修改。修改合同模板有以下两种操作方式,如图1-6:

(1)点击合同模板列表管理的“编辑”按钮;

(2)勾选需要编辑修改的合同后,点击列表上方的修改按钮 将合同编辑完成后保存,即修改合同成功。

图1-6 采购人员修改合同页面
1.2.3删除合同模板

删除合同模板功能,既适用于具有企业管理员权限的用户,也适用于采购人员用户。打开企业管理下的合同模板列表或合同管理下的合同模板管理,进行合同删除。删除合同模板有以下两种操作方式,如图1-7:

(3)点击合同模板列表管理的“编辑”按钮;

(4)勾选需要编辑删除的合同后,点击列表上方的删除按钮 将合同编辑完成后保存,即删除合同成功。

图1-7 采购人员删除合同页面
2结算管理
2.1.1合同结算

适用于【支付】合同款和查看【支付记录】。

(1)合同付款审批流程同意付款后,在“结算中心”下的“合同结算”中可以查询到可以支付的合同信息。点击“支付”进行合同支付操作。

图2-1 结算中心-合同结算界面

(2)点击支付后,进入到“支付”界面。可以选择合同节点信息,可以带入该节点的付款金额、付款帐户等信息。填写完其它信息后点击“确认支付”可以支付该笔款项。

图2-2合同结算-确认支付界面

(3)付款成功后,可以在“结算中心”下的“付款记录”中查看支付单信息【明细】。

图2-3 结算中心-付款记录界面
图2-4 结算中心-付款单明细

(4)甲方支付成功后,乙方需要在结算中心进行【确认收款】。

图2-5 结算中心-确认收款列表
图2-6 结算中心-确认收款明细界面

乙方确认成功后,在乙方的收款记录和甲方的付款记录,都可以看到这条记录。

2.1.2付款记录

适用于使用对象:需求方/采购方业务员(甲方)

适用于查看付款信息【明细】。

图2-7 查看付款信息界面
2.1.3收款记录

使用对象:服务方/销售方业务员(乙方)。

适用于查看收款信息【明细】。

进入明细界面,可以看到乙方的“收款确认时间”也已经填写完成。确认该笔款项已经付款成功,并会统计到合同统计报表中。

图2-8 结算中心-收款记录界面
图2-9 结算中心-收款记录明细界面

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